Dacă magazinul fizic funcționează deja, există în principiu o documentație GDPR în vigoare, cel puțin pentru fluxurile de date offline: date ale angajaților, furnizori, clienți cu bon fiscal sau factură. Lansarea unui canal online nu înlocuiește această documentație, o extinde.
Magazinul online adaugă fluxuri de date noi care nu existau în activitatea fizică: cookie-uri și date de comportament ale vizitatorilor, date de livrare transmise către curieri, date de plată procesate prin platforme online, potențial date colectate prin formulare de newsletter sau conturi de client. Fiecare flux nou trebuie documentat în ROPA-ul existent și, acolo unde nu există un temei juridic deja stabilit, trebuie identificat și justificat unul.
Dacă activitatea fizică implica prelucrări cu risc ridicat, de exemplu camere de supraveghere sau programe de fidelizare cu date extinse despre clienți, și activitatea online adaugă instrumente de marketing avansat precum Meta Pixel sau Google Analytics, pragul pentru obligativitatea unei Evaluări a Impactului, DPIA, poate fi atins mai rapid decât în cazul unui magazin exclusiv online pornit de la zero.
Documentele publice ale site-ului, politica de confidențialitate și politica de cookies, trebuie redactate specific pentru activitatea online și nu pot fi identice cu cele ale magazinului fizic, chiar dacă aparțin aceluiași operator. Utilizatorul site-ului are dreptul să știe exact ce date colectează acel site, nu ce date colectează compania în general.
Evaluarea punctului de plecare, ce există deja și ce lipsește, este primul pas înainte de orice altceva. Programează o consultație și evaluăm împreună ce ai deja și ce trebuie completat pentru activitatea online.